MA dan Kemlu Luncurkan Prosedur Baru Penyampaian Dokumen Peradilan Bagi Pihak Berperkara Di Luar Negeri

DENPASAR | (11/09/2018) Ketua Mahkamah Agung, Prof. DR. M. Hatta Ali, S.H.  bersama Wakil Menteri Luar Negeri, Dr. H.M.Fachir didampingi oleh Panitera MA, Made Rawa Aryawan, S.H., M.Hum,  meluncurkan  Prosedur Baru Penyampaian Dokumen Peradilan (Relaas Panggilan dan Pemberitahuan) bagi pihak berperkara yang berada di luar negeri, Senin (10/9/2018) di Denpasar, Bali. Dengan peluncuran ini, maka terhitung mulai 12 September 2018 Pengadilan wajib mengikuti prosedur yang disepakati dalam Nota Kesepahaman antara MA dan Kemlu tanggal 20 Februari 2018. Pengadilan juga akan “menanggung” akibatnya jika prosedur tersebut diabaikan, yakni dokumen tidak dapat diteruskan ke luar negeri !.

Peluncuran prosedur baru penyampaian dokumen peradilan bagi pihak di luar negeri ini dilaksanakan di awal kegiatan Pembinaan Teknis dan Administrasi Yudisial oleh Pimpinan MA  bagi Ketua Pengadilan Tingkat Banding se Indonesia dan jajaran Pengadilan di Empat Lingkungan Peradilan se Provinsi Bali dan Nusa Tenggara Barat yang terdiri dari  Ketua, Wakil Ketua, Panitera dan Sekretaris Pengadilan. Khusus untuk pengadilan di wilayah Provinsi Bali hadir pula pada acara tersebut  para hakim/hakim tinggi dan hakim ad hoc. Berdasarkan laporan Panitia, tidak kurang dari 400 aparatur peradilan mengikuti kegiatan pembinaan teknis dan administrasi yudisial tersebut.

Prosedur Baru penyampaian dokumen peradilan ke luar negeri yang disepakati dalam Nota Kesepahaman antara  MA dan Kemlu  pada tanggal 20 Februari 2018 serta 3 (tiga) Perjanjian Kerjasama yang menjadi turunannya adalah: Pertama,  Surat pengantar permintaan penyampaian dokumen kepada negara tujuan disampaikan oleh Pengadilan melalui Panitera Mahkamah Agung.  Kedua,  permintaan bantuan penyampaian dokumen   harus menggunakan standar dokumen. Ketiga,  biaya penyampaian/pengiriman dokumen dibebankan kepada pihak berperkara dan disetorkan oleh pengadilan ke rekening penampung atas nama Kepaniteraan Mahkamah Agung.

Menurut Wakil Menteri Luar Negeri, selain mengikuti prosedur di atas,  Pengadilan di Indonesia harus memperhatikan  ketentuan  yang dipersyaratkan oleh Negara tujuan, diantaranya jangka waktu minimal dengan pelaksanaan persidangan, dan   dokumen pengadilan yang akan disampaikan harus diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris  atau bahasa negara setempat. Ketentuan tersebut, kata Wamenlu, telah tersedia di aplikasi rogatory online monitoring yang dapat di akses di website rogatori.kemlu.go.id.

Dikatakan Wakil Menteri Luar Negeri bahwa aplikasi rogatori online monitoring tersebut terhubung dengan semua perwakilan Indonesia di seluruh dunia sehingga dapat merekam proses penanganan penyampaian bantuan  dokumen dan menginformasikannya ke pihak yang berkepentingan di Indonesia.

Sementara itu, Ketua MA pada saat mengawali pembinaan teknis yudisial menjelaskan bahwa kerjasama MA dan Kemlu terkait dengan penyampaian dokumen peradilan adalah salah satu upaya MA mewujudkan asas. peradilan yang cepat. Ketua MA meminta seluruh jajaran pengadilan mengikuti prosedur baru penyampaian dokumen pengadilan ke luar negeri.

Panitera MA Keluarkan Petunjuk Teknis

Beberapa hari sebelum kegiatan peluncuran, Panitera MA, Made Rawa Aryawan, telah merilis informasi tentang   prosedur  baru penyampaian surat rogatori dan surat bantuan penyampaian dokumen pengadilan dalam masalah perdata bagi pihak berperkara di luar negeri. Informasi tersebut tersebut tertuang dalam surat bernomor 1747/PAN/HK.01/8/2018 tanggal 8 Agustus 2018 yang ditujukan kepada para Ketua Pengadilan Tingkat Pertama dan Ketua Pengadilan Tingkat Banding di Seluruh Indonesia . Surat Panitera tersebut menjadi  penjelas dari Nota Kesepahaman antara MA dan Kemlu tanggal 20 Februari 2018 beserta 3 (tiga) Perjanjian Kerjasama (PKS) yang menjadi turunannya serta  perjanjian kerjasama antara Panitera MA dengan BNI Syariah dan PT Pos Indonesia.

Prosedur teknis Penyampaian Surat Rogatori dan Surat Bantuan Penyampaian Dokumen Pengadilan dalam Masalah Perdata bagi Pihak Berperkara di Luar Negeri tersebut adalah sebagai berikut:

Surat ditujukan ke Panitera MA dengan alamat PO BOX 913 Jakarta Pusat

Menurut Panitera MA, penggunaan PO BOX ini untuk  mengefektifkan proses distribusi surat rogatori dan penyampaian dokumen peradilan bagi fihak yang berada di luar negeri dari pengadilan ke Mahkamah Agung dapat lebih cepat. Berdasarkan  perjanjian kerjasama MA dengan PT Pos Indonesia tanggal 31 Juli 2018, distribusi surat rogatori  tersebut mendapat perlakuan khusus. Perlakuan khusus yang dimaksud meliputi proses pengambilan surat dari pengadilan, distribusi, pengembalian dan penagihan atas jasa  pengiriman.  Surat tersebut akan diambil oleh petugas pos ke kantor pengadilan, sehingga tidak perlu petugas pengadilan yang menyampaikan surat ke kantor pos. Pengadilan segera memberitahukan ke Kantor Pos setempat bahwa ada surat rogatori yang  harus segera dikirim ke MA. Untuk proses ini, kata Panitera MA, perlu ditunjuk person in charge (PIC) di pengadilan yang menangani surat tersebut.

Pencantuman Kode Khusus

Untuk memudahkan proses identifikasi dan perlakuan khusus terhadap  surat rogatori dan surat bantuan penyampaian dokumen peradilan, agar pada amplop surat diberikan kode khusus berupa nomor perjanjian kerjasama Kepaniteraan Mahkamah Agung dan PT. Pos Indonesia sebagai berikut:

Nomor 1697/PAN/HM.01.1/7/2018

Nomor PKS.168/DIR-5/0718

Biaya dikirimkan menggunakan Rekening Virtual

Pengiriman biaya penyampaian dokumen agar disetorkan ke rekening penampung pada Kepaniteraan Mahkamah Agung menggunakan rekening virtual yang diproduksi oleh aplikasi Direktori Putusan Mahkamah Agung.  Akses ke aplikasi Direktori Putusan menggunakan username dan password yang sama untuk publikasi putusan. Untuk pembuatan rekening virtual tersebut telah kami sediakan  menu “VA Rogatori”;

Bukti pengiriman biaya penyampaian dokumen  tersebut  harus dikirimkan bersamaan dengan penyampaian surat pengantar yang ditujukan kepada Panitera MA;

Panaksiran Biaya Panggilan Menggunakan Aplikasi

Pengadilan dalam menaksir biaya pengiriman dokumen pengadilan bagi pihak yang berada di luar negeri agar memperhitungkan biaya-biaya sebagai berikut

a.       Biaya pengiriman dari Kantor Pengadilan ke Jakarta (bolak balik);

b.      Biaya pengiriman dari Jakarta ke Kantor Perwakilan Indonesia di Luar Negeri (bolak balik)

c.       Biaya Pengiriman dari Kantor Perwakilan Indonesia di Luar Negeri ke alamat pihak di luar negeri; 

Kepaniteraan Mahkamah Agung telah menyediakan aplikasi untuk membantu Pengadilan dalam menaksir biaya penyampaian surat  tersebut yang dapat diakses di Aplikasi Direktori Putusan pada menu “VA Rogatori”. [an]